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這7個時間管理秘訣,高效能人士都在用

作者 | 陳春花  編輯 | 崔永旺

來源 | 春暖花開

(ID:CCH_chunnuanhuakai)

一個人真正的價值是體現在時間上的,人的客觀的時間不會有根本性的區別,可是每一個時間的價值卻相距甚遠,所以評定一個人的價值并不是他生命的時間,而是在有限的生命時間里面,所創造的價值的大小。

從這個意義上講,時間才是衡量人生價值的根本因素。

「記住,時間就是金錢。假如說,一個每天能掙10個先令的人,玩了半天,或者躺在床上消磨了半天,他以為他在娛樂上僅僅花了6個便士而已。不對!他還失掉了他本可以賺到的5個先令。」

這是美國著名的思想家本杰明·富蘭克林的一段名言,它通俗地闡明了一個道理:如果想獲得成功,必須重視時間的價值。

是的,利用好時間真的是非常重要的,一天的時間,如果不好好利用,就會白白浪費掉,就會消失得無影無蹤,我們就會一事無成。

經驗表明,成功者和失敗者的界限在于怎樣分配時間,怎樣安排時間。你也許在日常生活中不太在意這么幾個小時、這么幾分鐘,可是這幾分鐘的作用是非常巨大的。

也許這樣的差別你在當時無法察覺,但是到了一定的時間之后,人與人的距離就會拉開,但是到這個時候,你已經沒有機會了。

1

年輕的唯一資本就是時間

我們先來看看一個人的一生當中,時間是如何度過的,這是一個關于美國人的一生的時間分布:

看到這個時間表,雖然它與我們的實際生活會有些出入,但是也可以從這個表上感受到一些東西,人的一生中可以創造價值的時間是非常有限的,所以必須學會管理時間的價值。

可惜很多人并不知道這一點,反而浪費了很多時間。無論是多么偉大的人,都會驚嘆年輕的魅力,都會認為世界最終是屬于年輕人的,年輕人是否理解為什么這些偉人會這樣看,因為年輕人最大的財富就是擁有時間,如果大家不懂得這一點,那么成功離大家的距離就非常遠。

我很認真地告訴大家:年輕的唯一資本就是時間,年輕人沒有經驗,沒有資源,更沒有成熟的能力,人們之所以愿意把事情交給年輕人去做,是因為你有足夠的時間來完成這件事情。

這樣既可以做成事情,又可以讓年輕人積累經驗和能力,為未來奠定基礎。

時間最大的特點就是它的「一維性」,也就是說時間是不能夠逆轉的,不能夠補償的,不能夠儲存的,也不能夠再生的。

因此,當你年輕的時候,時間就是你最大的財富,所有比你年長的人在時間上都處于劣勢。

所謂的「時光倒流」只是一種幻想,對于一個個體來說,時間無法倒流,只有好好地珍惜眼前,發揮擁有的時間的價值,你就會感受到時間所帶給你的美好。

可是如果年輕人自己并不珍惜時間,就等于放棄了自己唯一的資本,也就等于沒有機會獲得成功了,所以理解時間以及時間的價值是至關重要的。

2

合理安排時間

任何事情都可以被分成兩類:一類是「次要的多數」,占總數的80%,但對總體效果只有20%的影響程度;另外的20%屬于「關鍵的少數」,卻能產生80%的成效。

引申含義:在「次要的多數」中投入20%,可以獲得80%的產出;但若想獲得剩下20%的產出,則必須再投入80%。

這是著名的「20/80定律」。

大部分人成功的原因就是掌握了「20/80定律」。這些人很清楚時間的價值,知道時間與成功之間的關系。

他們總是把時間留給那些關鍵因素,不會在無謂的事情上浪費一分鐘;他們明確地判斷影響成功的關鍵事件,并為此規劃時間,讓關鍵事情有足夠時間去完成。

因此大家也應該按照該定律來評價自己的生活,那就是集中精力在能獲得最大回報的20%的事情上,別花費時間在對成功無益的事情上。

舉例來說,有人把到歌廳唱歌看成是練歌的好地方,這樣會覺得生活非常暢快,然后花很多時間去唱,但是不知道時間就這樣很快消失了。對于大多數人來說唱歌不是最重要的事情,還有很多更重要的事情要同學們去做。

找出什么是你更重要的,用80%的時間去做。

3

重要而不緊急的事

柯維的兩本書對我有著特別的意義,一本是《與成功有約》,一本是《與時間有約》,這兩本書給了我非常大的啟發和幫助,在《與時間有約》這本書里,柯維強調了時間四象限的觀點,我非常認同。

這本書認為一個人所面對的事情,按照重要性和緊迫程度劃分為四個象限:

普通人會把第一象限和第四象限緊迫的事情做了,不管它是否重要,但是成功人士卻安排出時間把重要但不緊迫的事先做了。所以當有一天這件事變成很重要很緊迫的時候,做好準備的人就可以脫穎而出,這就是時間管理的辦法。

所以如果想在人群中突出出來,最有效的方法是,一定要花時間做重要而不緊迫的事情。

舉個例子,有規律地鍛煉身體是很重要的,但是不緊迫。

有的人心血來潮,去繞湖跑步,第二天下雨了,第三天說好像風大了一點,第四天說今天想多睡一會兒覺,可是沒有規律的鍛煉其實是沒有用的。雖然接下來,你好像也沒有什么不妥,只是因為現在你身體上的反應足以讓你承受工作,所以這樣懶散的鍛煉好像也沒有什么不好。

但是要知道健康對你的未來是很重要的,只是因為身體目前對于年輕人來說還是不緊迫的事情,所以忽略了。唯有到你躺在病床的那一天,它就緊迫了,但是那也就來不及了。

還有很多類似于身體鍛煉這樣重要但不緊迫的事情,比如不斷地學習,養成良好的生活習慣,留出時間與家人交流,等等。

這類事情都是需要大家一定要安排時間做到的事情,可能在這些事情還不緊迫的時候,你根本忽略了它們,甚至用透支的方式在傷害這些重要的事情,等到了緊迫的時候,結果可想而知。

4

重要的事情先做

時間管理的技巧很多,幾乎成功的人都有自己的一套管理時間的方法,我可能不能夠全部找到,但是可以整理出一些共同的技巧來。第一個管理時間的技巧就是重要的事情要先做,而且要集中時間做。

在我接觸過的很多人中,我發現大家有一個壞習慣:就是做一件事情,不壓到最后那一刻,他就是不做。如果事情總是壓到最后一個時間才做,就會做得很匆忙,無法保證質量,也無法發揮出你真正的功力來。

如果你掌握了重要的事情先做,那么你就發現具有充足的時間來進行籌劃,最終一定會得到最好的效果。

第二個不好的習慣是不在約定的時間內完成任務,總是尋找到借口推托。

雖然這并不是時間管理的問題,但是這樣的思維方式會影響到時間的價值,這個不好的習慣決定是否如期完成一件事情的時候,一些人并不以事情的約定時間為標準,反而以別人是否在約定時間完成作為標準,如果別人在約定的時間都沒做,他也可以不做。

這是一個非常糟糕的壞習慣,因為這樣不僅無法做成事情,更可怕的是長此以往,你會成為無法再有自己的準則的人,也就無法承擔任何責任了,一個無法承擔責任的人也就無法成功。

真心希望每一個人,接受任務后,不要關心別人如何做,只要關心自己安排時間來規劃就好了,不要等,也不要觀察,更加不要壓到最后的時間,一定要從容地完成任務。

這種習慣一旦養成,你就會發現時間很充裕,做事能夠從容,更令人高興的是你因此可以保證做事的品質。

請記住,最重要的事情集中時間,排在前面做。

5

一次只做一件事

很多人曾經問我:成功的人好像可以做很多事情,而且都做得很好。其實不是他們有過人的精力或者更聰明,只是他們都掌握了時間管理的又一個技巧,即一個時間區間里只做一件事情。

沒有人可以在一個時間段里做好幾件事情,只要把時間做一個分配,你就可以做很多事情了,為每一件事情配上時間是一個非常重要的技巧。

但是很多人忽略了這個道理,他們總是把所有的事情塞在一整天里面,總是對自己說:「今天我要做四件事情,太可怕了。」可是如果你會分時間段,就會發現其實你總是在做一件事情,根本就不可怕。

我曾經觀察過一個經理人,他在一天的工作時間里要處理好幾件事情,但是他做得很好,上午他把自己的時間分為四段,其中兩段是開會,一段是和下屬溝通,他預留了一段時間給自己,下午時間他同樣做了區分,分為三段,這樣他其實在一天里都在有條不紊地工作中。

但是我觀察到另外一些經理人,卻沒有掌握到這一點,他們在一天的時間里非常繁忙,經常手里抓著兩部電話機在大聲講話,常常發現自己要做的事情沒有時間去做,總是發現時間屬于別人,總是在快要下班的時間匆匆忙忙地處理本來應該一早上班來就要處理的事情。

所以在時間管理上,一定要記住一個時間區隔里只做一件事,把每一天的事分段,在一個時間段內,只做一件事情。不要同時做很多事情,因為做的效果不好,而且也可能無法達成目標。

重大的事情就用大段的時間,細小的事情就用小段的時間,事情無論大小,都為它分配時間,這樣你就會發現每一件事情都能夠隨心所欲地來處理了。

對于你認為極其重要的事情,你更要辟出專門的時間,來進行這個重大事情的工作。

其實很多人在能力和基本條件上并沒有太大的區別,但是一部分人成功而另外一部分人不成功,就是因為不成功的這部分人不能夠為重大的事情開辟出專門的時間,不能夠集中精力為這件事情全神貫注。

但是如果不肯花專門的時間去做重大的事情,就不會得到重大的價值,所以一定要在一個時間段內去做一件事情,當你確定在這個時間做什么事情的時候,你就馬上去做,結果就會很好。

6

提高單位時間效率

美國麻省理工學院對3 000名經理人做了調查研究,發現凡是優秀的經理人都能做到精于安排時間,使時間的浪費減少到最低限度。

根據有關專家的研究和許多領導者的實踐經驗,駕馭時間、提高效率的方法可以概括為下列五個方面。

1、集中時間

切忌平均分配時間。要把自己有限的時間集中在處理重要的事情上,切忌不可每樣工作都抓,要有勇氣并機智地拒絕不必要的事。

一件事情來了,首先問:這件事情值不值得做?絕不可遇到事情就做,更不能因為反正做了事,沒有偷懶,就心安理得。

2、平衡兩類時間

任何人都存在著兩類時間,一類是屬于自己控制的時間,稱為「自由時間」;另一類是屬于對他人他事的反應時間,不由自己支配,稱為「應對時間」。兩類時間都是客觀存在的,都是必要的。

沒有「自由時間」,完全處于被動、應付狀態,不能自己支配時間,不是一個有效的經理人。但是,要完全控制自己的時間客觀上也是不可能的,只有平衡這兩類時間,才會達成目標。

3、利用零散時間

時間往往很難集中,而零散的時間卻到處都是,珍惜和利用零散的時間是創造時間效率的一個重要方面,用零散的時間做零散的事情,就會大大提高做事的效率。

4、利用閑暇時間

常常聽到有人說:「等我有空再做。」這句話通常表示目前沒有時間做事情,表明沒有空余的時間。凡是在事業上有所成就的人,都有一個成功的訣竅:變「閑暇」為「不閑」,他們會很好地利用「閑暇時間」,也就是不偷清閑,不貪安逸,他們的成功與其說是擁有過人的能力,不如說是不甘悠閑、不求閑情的生活準則在起作用。

5、不浪費時間

在很多時候我們是自己的奴隸,常常讓自己陷入到事物中去,事實上并不是每一件事情都必須做,如果我們花時間去做不值得做的事情,就會浪費時間,有些人認為,不管怎樣總算是做了一些事情,總比什么都沒有做好。

事實上,這樣比什么都不做還要糟糕,因為不值得做的事會讓你誤以為自己完成了某些事情,從而更加陷入沒有價值的追求中。

一些人會說:「我們不應該讓它消失,我們已經做了這么久了。」許多事情或者活動根本就不該存在,其仍能持續存在的原因只是大家已經習慣,有了認同感,如果讓它們消失的話,會有罪惡感,可是正是這樣的緣由,我們浪費了很多時間。

7

合并同類項

合并同類項,也就是說,可以合在一起做的事情,你就盡可能地合在一起。

比如去買東西,不要為一件東西去買一次,最好一次去把要買的東西買完。 今天很多同學成了電話的奴隸,電話其實是工具而已,一定不應該讓電話打斷你的時間。

所以,你應該合并電話時間,讓一天中有一段時間就是專門接電話的,我曾經在自己的名片上標明開機時間,這個令很多人驚訝過的舉動,給了我極大的幫助,我因此可以專心地在規定的時間里面教學和研究,能夠集中處理電話中的問題,不會時時被打斷。

你可以在很多時候合并同類項,合并接收郵件的時間、合并相關的事物,等等,關鍵是你要這樣去做。

8

養成好的習慣

時間管理關鍵是要養成好的習慣,這些習慣可以簡單概括為以下幾個方面。

·不要有拖沓的習慣

·不要亂放東西而四處尋找

·不要藏東西

·物盡其所,物歸原處

·盡早開始

·不要考驗自己的記性

·不要沉湎于過去

·不要讓別人浪費你的時間

·懂得說「不」

·找出隱藏的時間

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